Cómo ser eficiente en la gestión de gastos de su negocio

Reducir los gastos es sin duda la forma más rápida y fácil de mejorar la rentabilidad de su negocio. Todos sabemos que la competitividad de una empresa está vinculada, entre otros factores, al control de sus gastos. Pero a menudo esto lo asociamos sencillamente a "recortar" gastos.

Pues bien, no se trata tanto de recortar como de gestionar adecuadamente, de manera que los gastos se reduzcan a los niveles óptimos sin afectar a la calidad de sus productos o servicios.

La gestión de costes es una actividad importante que no debe relegarse únicamente a momentos difíciles o de crisis porque en tal caso careceríamos de tiempo de reacción y esto provocaría actuaciones precipitadas con posibles consecuencias desastrosas a medio-largo plazo.

​Recuerde siempre que la mejor manera de reducir costes en su negocio es investigar de manera sistemática el uso excesivo de recursos y prevenirlo. 

Lo que se debe hacer​

A) Eliminar los costes de todo aquello que no es rentable

Revise los márgenes de beneficio de sus todos sus productos y servicios y céntrese en aquellos que más valor aporten a su empresa.

Si su empresa cuenta con actividades o productos que se han demostrado no rentables, ¿por qué seguir con ellos? Elimínelos y céntrese exclusivamente en aquellas actividades y productos que le permiten diferenciarse de su competencia y le generan una ventaja competitiva.

​​Tal vez algunos procesos de su empresa, sin poder llegar a ser clasificados como no rentables, necesiten de un rediseño para optimizar los esfuerzos y el tiempo que precisan, lo que repercutirá también en el ahorro. Se trata, en realidad, no tanto de reducir costes como de eliminar ineficiencias. 

Tenga en cuenta a la hora de introducir estos cambios para la mejora, que puede resultar difícil y costoso, debido a que en general las personas somos "animales" de costumbres y por tanto resistentes al cambio.

Para favorecer cualquier proceso de cambio la comunicación en la empresa es muy importante. Los empleados responderán mejor si se les explica el por qué de la necesidad del cambio y se escucha sus opiniones. Además, se deberán eliminar los obstáculos que puedan tener para aprender los nuevos procesos o actividades, brindándoles la formación adecuada.
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B) Aplicar estrategias prácticas

1. Reduzca desplazamientos y viajes utilizando siempre que sea posible el correo electrónico y las videoconferencias a través de Skype o aplicaciones similares. De esta manera, además de ahorrar directamente dinero, optimizará su tiempo.

2. Revise cuidadosamente las facturas de sus proveedores para detectar algunos errores comunes como doble facturación, cargos incorrectos o falta de descuentos pactados.

3. Externalice proyectos puntuales y actividades que su negocio no precisa de manera continuada y no son estratégicas para su empresa.

4. Identifique procesos que se lleven a cabo manualmente o en papel y aplique las nuevas tecnologías para reducir tiempo y recursos humanos que podrá invertir en otras actividades.

5. Controle y optimice sus stocks para evitar tanto roturas de cadena que le hagan perder clientes, como gastos de almacenaje elevados que podrían evitarse.

6. Busque alternativas a proveedores de alto precio o negocie descuentos y mejores condiciones de pago. Acuerde contratos de suministro a largo plazo o por volúmenes de compras anuales a cambio de precios más bajos y negocie los plazos de pago.​​

7. Aunque la formación a primera vista pueda parecer un gasto más, en realidad es una inteligente inversión. Conseguirá empleados más capacitados y "polivalentes" lo que repercutirá en la eficiencia de su empresa. Como decía Derek Bok: "Si crees que la formación es cara..., prueba con la ignorancia"
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8. ​​Registre sus costos reales y compárelos con la cantidad asignada en sus presupuestos. Intente averiguar por qué hay una discrepancia entre lo que planeaba gastar y lo que realmente gasta.

​9. Busque asesoramiento de confianza que le ayude a identificar y controlar los "culpables de los costes" y le sugiera formas de reducirlos y de mejorar las ganancias.

Lo que no se debe hacer

• Reducir en calidad puede tener importantes consecuencias para su marca o reputación. Reflexione detenidamente sobre los costes que la pérdida de calidad podría tener en su negocio, especialmente tratándose de productos alimentarios que pueden ver comprometidos aspectos como su seguridad alimentaria o valor nutricional.​

 

• La reducción de costes cuando afecta directamente a los empleados es siempre un desafío difícil. Las medidas de ahorro que se centran sólo en la reducción de personal, no garantizan por sí solas el objetivo perseguido. Por otro lado, cambiar los términos y condiciones del trabajo de un empleado además de que puede ser un incumplimiento de las obligaciones legales del empleador,  puede provocar desmotivación laboral.

 

• Reducir los costos de inversión como los destinados a formación, marketing, innovación o desarrollo de nuevos productos, aunque supongan ahorro a corto plazo, puede conducir a debilidades empresariales a largo plazo que le saquen del mercado. Téngalo presente.

​Conclusión 

La introducción de un sistema de control de costos que funcione de manera rutinaria en su empresa, puede generarle ahorros inmediatos y lo que es más importante,  garantizarle que siga siendo competitivo en el mercado a largo plazo.

Si quiere tomar las decisiones correctas en las gestión de gastos de su negocio o necesita ayuda para afrontar cualquier otro tipo de obstáculo o desafío, en Global Alimentaria podemos ayudarle.

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